В департаменте образования науки и молодежной политики Воронежской области 03.12.2013 года состоялось совещание рабочей группы по вопросам реализации мероприятий, связанных с организацией поездки детской делегации в г. Москву на Общероссийскую новогоднюю ёлку в Государственном Кремлевском Дворце 26.12.2013 года, в котором приняли участие все заинтересованные ведомства. На совещании была скоординирована деятельность различных ведомств, а также рассмотрены и согласованны все проблемные вопросы по организации поездки детей:
- выделение отдельного вагона для проезда по маршруту «Воронеж-Москва» и обратно в целях обеспечения безопасности детей,
- обеспечение охраны и безопасности детей и сопровождающих,
- осуществление контроля за проведением санитарно- противоэпидемических (профилактических) мероприятий при организации поездки школьников,
- оформление необходимого пакета медицинских документов в учреждениях здравоохранения,
- организация питания детей в пути следования,
- обеспечение сопровождения транспортных средств, осуществляющих перевозку детей, патрульными автомобилями ГИБДД,
- выделение усиленного наряда полиции для сопровождения детей и сопровождающих взрослых лиц,
- выделение vip - зала железнодорожного вокзала на станции «Воронеж -1» для размещения группы детей перед отправлением в Москву в целях исключения контактов с инфекционными больными и для организации медицинского осмотра детей перед поездкой.
Во исполнении поручения Президента Российской Федерации В.В. Путина от 24.07.2013 года Пр-1729 и в целях исключения вредного воздействия на детей и подростков факторов среды обитания, предотвращения возникновения и распространения инфекционных заболеваний в период проведения Общероссийской новогодней ёлки в Государственном Кремлевском Дворце организация поездки детской делегации в г. Москву находится на особом контроле Управления Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Воронежской области.